Mail-Services

Um die Datenpflege und die digitalen Freigabeprozesse zu vereinfachen, bieten wir für Rechnungen und Nachträge einen automatisierten E-Mail-Eingang an. Ihre Auftragnehmer können einfach eine E-Mail an die von Ihnen festgelegte Adresse senden. COOR erfasst diese Mails inklusive der angehängten Dokumente automatisch und ordnet sie dem entsprechenden Auftrag zu. Durch das Workflow-Management gelangen diese Mails direkt in die To-Do-Liste des zuständigen Bearbeiters.

Um sicherzustellen, dass zuständige Personen notwendige Aktionen rechtzeitig durchführen, besteht außerdem die Möglichkeit, Erinnerungsmails mit den erforderlichen Freigaben und Aufgaben an die Benutzer zu senden.

• Rechnungseingang: Ein Dienst kann implementiert werden, der automatisch die per Mail empfangenen Rechnungen aus Ihrem Postfach abgreift. Dies kann sowohl unternehmens- als auch projektbezogen definiert werden.
• Nachtragseingang: Ein Dienst kann implementiert werden, der automatisch die per Mail empfangenen Nachträge aus Ihrem Postfach abgreift. Auch dies kann unternehmens- oder projektbezogen festgelegt werden.
• Benutzerbezogene Erinnerung: Wenn ein Benutzer Freigaben oder Aufgaben zu erledigen hat, können zyklisch Erinnerungsmails an den Benutzer gesendet werden. Dies ist besonders relevant für Anwender, die nicht täglich in COOR arbeiten.
• Informationen für Externe: Für Fälle, in denen Nicht-COOR-Anwender informiert werden müssen, gibt es automatisierte Mails mit vorgefertigten Texten und verschiedenen automatisch erzeugten Dokumenten. So kann beispielsweise ein Freigabeblatt automatisch an die Buchhaltung oder Ihren Auftraggeber versandt werden.