Mail-Services

Um die Datenpflege und die digitalen Freigabeprozesse zu vereinfachen, bieten wir für Rechnungen und Nachträge einen automatisierten E-Mail-Eingang an. Ihre Auftragnehmer können einfach eine E-Mail an die von Ihnen festgelegte Adresse senden. COOR erfasst diese Mails inklusive der angehängten Dokumente automatisch und ordnet sie dem entsprechenden Auftrag zu. Durch das Workflow-Management gelangen diese Mails direkt in die To-Do-Liste des zuständigen Bearbeiters.

Um sicherzustellen, dass zuständige Personen notwendige Aktionen rechtzeitig durchführen, besteht außerdem die Möglichkeit, Erinnerungsmails mit den erforderlichen Freigaben und Aufgaben an die Benutzer zu senden.

Mail-Benachrichtigung

Highlights

Rechnungseingang: Ein Dienst kann implementiert werden, der automatisch die per Mail empfangenen Rechnungen aus Ihrem Postfach abgreift. Dies kann sowohl unternehmens- als auch projektbezogen definiert werden.
Nachtragseingang: Ein Dienst kann implementiert werden, der automatisch die per Mail empfangenen Nachträge aus Ihrem Postfach abgreift. Auch dies kann unternehmens- oder projektbezogen festgelegt werden.
Benutzerbezogene Erinnerung: Wenn ein Benutzer Freigaben oder Aufgaben zu erledigen hat, können zyklisch Erinnerungsmails an den Benutzer gesendet werden. Dies ist besonders relevant für Anwender, die nicht täglich in COOR arbeiten.
Informationen für Externe: Für Fälle, in denen Nicht-COOR-Anwender informiert werden müssen, gibt es automatisierte Mails mit vorgefertigten Texten und verschiedenen automatisch erzeugten Dokumenten. So kann beispielsweise ein Freigabeblatt automatisch an die Buchhaltung oder Ihren Auftraggeber versandt werden.

Mail-Versand an Auftragnehmer