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Use Cases - 27.3.2024

Mail-Services

Manuelle Eingabe und händisches Weiterleiten essentieller Informationen? Nicht mit COOR. Profitieren Sie von unseren neuen Mail-Services und sparen Sie dadurch Zeit, Geld und Nerven! Neben dem bereits bewährten E-Mail-Rechnungseingangs-Prozess können Sie nun auch von einem automatisierten Prozess für beantragte Nachträge profitieren. Das Resultat: schnellere Erfassung Ihrer beantragten Nachträge, keine Doppelangaben und Reduktion von Fehlerquellen.

Der Status Quo in vielen Unternehmen ist wie folgt: Der Auftragnehmer sendet die Nachträge und Rechnungen per Mail oder postalisch zu. Im Anschluss werden diese manuell in COOR eingepflegt. Dies führt zu Mehraufwand – MitarbeiterInnen müssen viel Zeit für die Datenpflege aufbringen. Folglich ergeben sich zeitliche Engpässe, Fehleingaben und aufwendige Korrekturmaßnahmen, welche durch die neue Funktionalität abgeschaffen werden können.

Diese Abläufe können durch weitere Digitalisierungsmaßnahmen viel effizienter gestaltet werden. Genau hier kommen die Mail-Services von COOR ins Spiel! Die Auftragnehmer können ihre Rechnungen sowie Nachträge, die sie beantragen möchten, direkt an eine definierte E-Mail-Adresse senden. Diese wird wiederum durch eine automatisierte Schnittstelle mit COOR verbunden. Mails werden sofort an COOR weitergeleitet und als einzelne Datensätze erfasst. Neben den E-Mail-Anhängen (Rechnung, Nachtragsangebot) wird auch der Inhalt der E-Mail als eigenes PDF in den Dokumenten gespeichert. Das Ergebnis ist eine übersichtliche Darstellung Ihrer Informationen und Datensätze.

Über regelmäßige Benachrichtigungen können Sie sich per E-Mail über ausstehende Freigaben und Aufgaben informieren lassen, um auch dann den Überblick zu behalten, wenn Sie gerade nicht in COOR arbeiten. Neu ist auch die Möglichkeit, direkt aus dem Workflow heraus automatische E-Mails zu versenden, wenn ein Element seinen Status ändert. So können Sie zum Beispiel Ihren Auftragnehmer informieren, wenn seine Rechnung freigegeben wurde und in diesem Zusammenhang das Zahlungsfreigabedokument als Anhang mitschicken.

Vorteile im Überblick

  • NEU: Die beantragten Nachträge des Auftragnehmers kommen durch eine integrierte Schnittstelle aus dem E-Mail-Postfach direkt nach COOR
  • Integration des Mail-Versands in neue, als auch bestehende Workflows
  • Individueller E-Mail-Versand an Empfänger Ihrer Wahl – direkt aus COOR
  • E-Mail-Benachrichtigungen Ihrer Rechnungen, Aufgaben und Nachträge
  • Reduktion von Doppeleingaben und Fehleranfälligkeit
  • Ressourcen- und Zeitersparnis
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